”75 procent af it-cheferne i internationale virksomheder forventer at øge innovation, konkurrenceevne og produktivitet inden for tre år ved at gøre brug af mulighederne i virtuelle teams.”

er konklusionen på den undersøgelse som version2 referer til.

I verden lige nu har vi behov for at effektivisere og samarbejde i meget højere grad end tidligere, og verden fortsætter hastigt med at blive mindre og mindre (ikke fysisk, men mentalt). Senest har finanskrisen skubbet til denne udvikling, hvorfor det for mange er blevet hverdag, at skulle samarbejde med kollegaer eller samarbejdspartnere der ikke nødvendigvis befinder sig inden for de samme landegrænser. Vestas seneste fyringsrunde, var jo ikke kun en fyringsrunde, men også et tydeligt bevis på at vi er nød til at fordele arbejdsopgaverne rundt til de steder i verden hvor opgaven løses bedst (uden stillingtagen til hvad bedst så betyder i denne sammenhæng).

I Valtech oplever vi i den grad denne udvikling på tætteste hold. Vi har jo altid været en international virksomhed, men samarbejdet mellem vores afdelinger i de forskellige lande, har de seneste par år taget kraftigt til – både på baggrund af en strategisk fokus omkring dette, men absolut også blot fordi den enkle medarbejder kan se fordelen og vigtigheden af, at udnytte de fantastiske kompetencer som sidder rundt i vores globale virksomhed.

Og det er ikke kun internt at vi oplever denne ”globalisering”. Vores kunder bliver i stigende grad også kunder som ikke nødvendigvis befinder sig inden for landets grænser. Vores ”produkt” er jo nemt at flytte, så for mange af vores kunder er det efterhånden lige meget om vi ”bor lige om hjørnet”.

Set fra min stol er det ufatteligt vigtigt at vi har samarbejdssoftware til at hjælpe os i denne situation – faktisk kan det næsten ikke lade sig gøre uden (selvfølgelig kan det det, men effektiviteten og nærværet går ligesom lidt af fløjten, hvis alt skal ske på mail og telefon). Det er disse værktøjer som kan hjælpe os til at være mere effektive. Men hvad der måske er mere vigtigt, er at de skaber de ”tætte” relationer i dagligdagen, som giver os fornemmelsen af at samarbejde mellem flere fysisk adskilte afdelinger ikke er et problem, men i højere grad en udvidelse i anvendelsen af vores individuelle kompetencer og derigennem til daglig inspiration for f.eks. innovation og organisationsudvikling.

Men ærlig talt, der er ikke så meget nyt i dette. Hvad der til gengæld undre mig, er at vi i snakken om disse typer sociale software løsninger (vi arbejder selv med Liferay Portal (opensource), Sharepoint og Lotus Connections), ofte helt glemmer at tage i betragtning, hvor stor effekt de kan have på organisationer, som hverken er internationale, har adskilte fysiske lokationer, men bare er ganske almindelige større organisationer, hvor samarbejde, kommunikation og videndeling er (eller burde være) et vigtigt element i dagligdagen. Og hvis ikke medarbejderne kræver det, så vent til i morgen – så bliver det et krav fra dine kunder, fordi de gider heller ikke samarbejde ”på den gamle måde”!

Så hvis nu it-cheferne tænke dette ind i deres strategi, havde denne artikel heddet ”4 ud af 4 it-chefer klar til virtuelle teams”.

Nielsen Norman Group, organisationen bag Intranet Design Annual 2009 har netop udnævnt de 10 bedste Intranets i 2009. Vinderne er specielt kendetegnet ved at være visionære og innovative ift. at understøtte samarbejde og sociale netværk i Intranetsammenhæng. Inspireret af Internettets web 2.0 sites har nye features styrket virksomhedernes forretningsmodel og informationsudveksling, simpelthen fordi de nye features er mere intuitive at bruge og fordi de f.eks. skiller støj, sjov og ballade fra forretningsrelevant vidensdeling.

Deloitte Touche Tohmatsu, som er én af vinderne i år har f.eks. skabt deres eget corporate TV network i Intranettet, hvor medarbejderne kan uploade deres egne videoer. Videoerne er kategoriseret i f.eks. viden fra markedet, optagelser af præsentationer og budskaber fra ledelsen: Et slags Intranettets Youtube for medarbejdere.

Også Facebook-lignene features vinder fremdrift på virksomhedernes Intranet. Med det sagt er sådanne features selvfølgelig designet og tilpasset et professionelt arbejdsmiljø. Det drejer sig ikke om at kommentere på personlige billeder eller understøtte datingmuligheder, men nærmere at give hinanden professionel feedback på alt fra R&D, marketingkampagner og HR-initiativer og dele inspiration til forretningsmuligheder.

Interne blogs – både medarbejderblogs, afdelingsblogs eller ledelsesblogs – bliver også mere etableret i virksomhederne. Alle de vindende Intranets har CEO blogging – hvad der er nyt er, at der nu er identificeret 9 velafprøvede guidelines til succesfuld CEO blogging.

Ligesom personalisering og tilpasning er ved at være mainstream på Internetudviklinger, så er der også i Intranettet samme trend at spore. Det er blevet mere udbredt at hver enkel medarbejder kan modtage nyheder der specifikt har noget med deres eget job at gøre eller personlig interesse. Hvis Intranettet viser alle alting, vil modtagerne begynde at ignorere nyhedsområderne eller bruge alt for meget tid på at holde sig opdateret med irrelevant information. Enkle personificerede features kan udløse enorme effektivitetsmuligheder. F.eks. kan salgsfolk hos McKesson skabe og abonnere sin egne produktlister og sine egne favoritrapporter på specifikke produkter og services – således er de fri for at skulle bruge tid på at gennemgå samtlige produktbevægelser i lange lister. De kan i stedet fokusere deres mentale ressourcer på at lukke ordrer.

En anden form for personalisering er indførelsen af ”personalized widgets”. Disse widgets er unikke for den enkelte medarbejder og ligger på medarbejderens eget skrivebord. Således skabes et nemt og direkte informationsflow, der ikke kræver andet opsøgende fra medarbejderens side udover at tænde for sin computer. En trend der i øvrigt er hentet fra den relationsstyrkende digitale kundekommunikation, som Valtech’s case på MyAudiDirect er et godt eksempel på.

Konklusionen på hvad der gør et godt Intranet er ligesom tidligere år, at der ikke findes en fast måde at få succes på. Intranettet er en afspejling af den individuelle virksomheds kommunikationskultur. De vindende Intranetløsninger virker dog til at være dem som har en bred forskellighed af features og metoder til at få kommunikationen til at blomstre. Kun en fast genganger er at finde i alle de vindende Intranet – de har alle en klar målsætning og alle har implementeret webanalyse, så de ansvarlige kan følge behov og hele tiden forbedre løsningen.

For mere information om de sidste nye muligheder med Intranettet, kontakt Thomas Kruse på thomas.kruse@valtech.dk eller mobil 22 55 51 66